Postée il y a 3 heures
Accueil physique et téléphonique
• Traite les appels téléphoniques et oriente les demandes vers le bon interlocuteur
• Prend les messages et assure la transmission des informations
• Accueille et oriente le public
• Recherche et diffuse les informations
• Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Planification et suivi
• Gère les agendas, prend et organise les rendez-vous
• Renseigne des tableaux de suivi des activités
• Assure l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, logistique, etc.)
Traitement de dossiers et saisie de documents
• Prend des notes et met en forme tous types de courriers
• Reçoît, filtre et réoriente les courriers électroniques
• Saisit des documents de formes et de contenus divers
• Gère et actualise les bases d'informations et applications
• Recherche et vérifie la validité des informations traitées, notamment réglementaires
• Utilise l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédige des documents administratifs
• Tient à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Enregistre des données informatiques
• Rédige des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Assure le suivi d'opérations comptables
Gestion des liquidations
• Vérifie la complétude des pièces justificatives de la dépense/recette et l’application des règles financières, juridiques et comptables (attestation de service fait, délai de paiement, règlements spécifiques)
• Liquide la dépense ou la recette jusqu’à la prise en charge par le service des Finances
• Met à jour les outils de gestion propres au service
• Réceptionne les rejets Paierie enregistrés par le service des Finances et procéder à la correction demandée dans le cadre d’une nouvelle liquidation
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionne, enregistre et vérifie des dossiers
• Trie, classe et archive des documents
• Synthétise et présente des informations
• Participe à la mise à jour des informations sur les supports internes
Conditions d’exercice
• Est titulaire du permis B
• Effectue des déplacements réguliers sur l’ensemble du Département selon la mission
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître le cadre réglementaire et les procédures de la FPT
• Rédiger des courriers simples
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Garantir la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Être capable de s’adapter au contexte
• Savoir rendre compte de ses actions
Assure des missions de remplacements ou de renfort ponctuel au sein des différents services du Département : organisation, orientation, accueil, gestion administrative et secrétariat de service/de direction.